GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ
YÖNERGESİ
I.BÖLÜM
GENEL HÜKÜMLER
Amaç
Madde 1-Bu yönergenin amacı, Gaziantep Üniversitesi Rektörlüğü Hukuk Müşavirliğinin çalışma usul ve esasları ile personelin görev ve yetkilerini düzenlemektir.
Kapsam
Madde 2-Bu yönerge Hukuk Müşaviri, Avukat ve Hukuk Müşavirliği büro personeline ilişkin düzenlemeleri kapsar.
Hukuki Dayanak
Madde 3-Bu yönerge 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, Devlet Memurları Kanunu, Avukatlık Kanunu ve Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname, 659 sayılı Genel Bütçe Kapsamındaki Kamu İdareleri ve Özel Bütçeli İdarelerde Hukuk Hizmetlerinin Yürütülmesine İlişkin Kanun Hükmünde Kararname hükümleri uyarınca hazırlanmıştır.
Tanımlar
Madde 4- Bu yönergede geçen;
a-“Rektörlük”, Gaziantep Üniversitesi Rektörlüğünü,
b-“Rektör”, Gaziantep Üniversitesi Rektörünü,
c-“Hukuk Müşavirliği”, Gaziantep Üniversitesi Hukuk Müşavirliğini,
ç-“Hukuk Müşaviri”, Gaziantep Üniversitesi Rektörlüğü Hukuk Müşavirini,
d-“Avukat”, Hukuk Müşavirliğinde Devlet Memurları Kanununa tabi çalışan avukatları,
e-“Büro” evrak, kayıt, yazı ve dosya işlerinin yürütüldüğü büroları,
f-“Büro personeli” büroda görevlendirilen bilgisayar işletmenleri ve memurları,
g-“Hukuki uyuşmazlık komisyonu”, Rektörlük bünyesinde üst yönetici tarafından oluşturulan, hukuk birimi amiri ve hukuki uyuşmazlıkla ilgili birim amirinin bulunduğu en az üç üyeden oluşan komisyonunu,
h-'EBYS' Elektronik belge yönetim sistemini,
j- 'UYAP' Ulusal yargı ağı programını ifade eder.
II. BÖLÜM
TEŞKİLAT VE GÖREVLER
Teşkilat
Madde 5- Hukuk Müşavirliği, Hukuk Müşavirinin yönetiminde Avukatlar, bürolar ve büro personelinden oluşur.
Etik İlkeler ve Gizlilik
Madde 6- Hukuk Müşavirliğinde görevli tüm çalışanlar, Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri İle Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümlerine uymak zorundadır.
Hukuk Müşavirliği çalışanları, ön inceleme, soruşturma ve dava dosyaları konusunda gizliliğe titizlikle uymak ve Bilgi Edinme Kanunu hükümlerine göre Rektörlük Makamından onay alınmaksızın üçüncü kişilere bilgi ve belge vermemek yükümlülüğündedir.
Görevler
Hukuk Müşavirliğinin görev ve yetkileri
Madde 7-Hukuk Müşavirliğinin görev ve yetkileri şunlardır:
a-Adli ve idari yargıda, icra mercileri ve hakemler nezdinde vekil sıfatıyla Rektörlüğü doğrudan temsil etmek,
b-Üniversite hizmetleri kapsamında Rektörlük makamından ve diğer birimlerden Rektörlük delaleti ile sorulan hukuki konular ile hukuki, mali, cezai sonuç doğurabilecek işlemler hakkında görüş ve danışmanlık hizmeti vermek,
c-Rektörlüğün menfaatlerini koruyucu, anlaşmazlıkları önleyici hukuki tedbirleri zamanında almak, anlaşma ve sözleşmelerin bu esaslara uygun olarak yapılmasına yardımcı olmak,
d-Rektörlüğün amaçlarını daha iyi gerçekleştirmek, Stratejik plan çerçevesinde hedefleri gerçekleştirmek, mevzuata, plan ve programa uygun ilerlemeyi temin etmek amacıyla gerekli hukuki teklifleri hazırlamak ve Rektörlük makamına sunmak,
e-Uyuşmazlıkların sulh yoluyla çözümü konusunda mütalaa vermek, Hukuki Uyuşmazlık Değerlendirme Komisyonunun Sekretarya hizmetlerini yürütmek,
f-Rektörlük tarafından hazırlanan veya Rektörlüğe bağlı birimlerce gönderilen yönetmelik veya yönerge tasarılarını inceleyerek görüşünü bildirmek,
g-Rektörlüğümüzü ilgilendiren mevzuat ve yargı kararlarının, hukuki görüşlerin, bilgisayar ortamında arşivlenebilmesi ve en kısa zamanda en doğru bilgiye ulaşılabilmesi amacıyla geliştirilen bilgisayar programında temin edilen bilgilerin doğru, eksiksiz ve güncel olmasını sağlamak,
h-Hukuk Müşavirliği internet sitesini güncel mevzuata göre düzenlemek ve güncellemek,
i-Diğer kanunlarla ve Rektörlükçe görev çerçevesinde verilen diğer görevleri yapmak.
j- Rektörlük Makamınca kurulan soruşturma komisyonlarının sekreterya hizmetlerini yürütmek
k-Kurum personeli ve öğrenciler hakkında düzenlenen ve ilgili birimce veya Rektörlükçe Müşavirliğe gönderilen düzenlenmiş olan fezleke, soruşturma ve inceleme gibi dosyalar/raporlar hakkında gereken hukuki işlemleri yapmak.
Hukuk Müşavirinin görev, yetki ve sorumlulukları
Madde 8-Hukuk Müşavirinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:
a- Adli ve idari yargıda, icra mercileri ve hakemler nezdinde vekil sıfatıyla Rektörlüğü doğrudan temsil etmek,
b-Gaziantep Üniversitesi Rektörlüğü Hukuk Müşavirliğini temsil etmek, Rektörlüğü ilgilendiren hukuki konularda müşavirlik yapmak, Rektörlük birimlerinden intikal ettirilen konularda hukuki yardım yapmak ve yaptırmak, sonuçları ilgililere bildirmek,
c-Yönetmelik ve yönerge gibi düzenlemeler ile ilgili olarak Rektörlükçe yürütülen mevzuat çalışmalarına katılmak veya katılmayı sağlamak,
d-Hukuk Müşavirliğinin çalışmalarını düzenlemek, yönetmek ve denetlemek,
e-Avukat ve Hukuk Müşavirliği personelinin verimli bir şekilde çalışmasını sağlamak, bu amaçla gerekli performans ölçütlerini geliştirmek ve uygulamasını sağlamak, görevlerin tam olarak yapılıp yapılmadığını denetlemek, iç kontrol standartlarına uygun olarak faaliyetlerin akışını sağlamak ve denetlemek,
f- Üniversitenin leh ve aleyhine açılan dava ve icra takiplerinin avukatlara tevdiini gerçekleştirmek,
g-Hukuk Müşavirliği büro personelinin gerekli eğitim ihtiyacını belirleyerek, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetlerini her yıl planlayarak yürütmek ve gerektiğinde güncellemek,
h- Hukuki Uyuşmazlık Komisyonunda üye olarak görev yapmak,
i-Dava açma, takip, adli ve idari uyuşmazlıklarda sulh, uzlaşma ve vazgeçmeye ilişkin 659 sayılı Kanun Hükmünde Kararname çerçevesinde görev - yetkiyi kullanmak,
j-Rektörlükçe verilen, mevzuattan kaynaklanan diğer görevleri yapmak veya yaptırmak,
k- Hukuk Müşaviri kendisine verilen görev ve yetkileri zamanında, düzenli ve gereği gibi yapmak ve yaptırmaktan sorumludur.
l- Kurum personeli ve öğrenciler hakkında düzenlenen ve ilgili birimce veya Rektörlükçe Müşavirliğe gönderilen düzenlenmiş olan fezleke, soruşturma ve inceleme gibi dosyalar/raporlar hakkında gereken hukuki işlemleri yapmak.
Avukatların görev, yetki ve sorumlulukları
Madde 9-Avukatların görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:
a-Adli ve idari yargıda, icra mercileri ve hakemler nezdinde vekil sıfatıyla Rektörlüğü doğrudan temsil etmek,
b-Kurum leh ve aleyhindeki her çeşit davalar ile icra takiplerine, hak ve imtiyazlara, resim ve harçlara müteallik bütün hukuki işlemleri yürütmek,
c-İlgili daire ve şubelerince hazırlanan şartnameler, sözleşmeler, kefaletnameler v.s hakkında hukuki mütalaaları Hukuk Müşavirinin istemi halinde hazırlamak,
d-Adli ve idari yargı mercilerinden ve noterden kuruma yapılacak tebliğlere cevap hazırlamak veya hukuki gereklerini yapmak,
e-Kanun, tüzük, yönetmelik ve sair mevzuatı incelemek ve değişiklikleri takip etmek, Hukuk Müşavirine bilgi vermek,
f-Hukuk Müşaviri tarafından kendilerine tevdi edilen dava, icra takibi ile sair takip ve işlerle ilgili hukuki işlem ve idari muameleleri yapmak, Hukuk Müşavirliğinden görüş istenilen hususlarda mütalaa hazırlamak,
g-Kendilerine verilen dava ve takiplere ait evrakın fiziki ortamda ve EBYS üzerinde düzenli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak,
h-Hukuk Müşavirliğinden bir temsilcinin de hazır bulunması istenilen toplantılara Hukuk Müşavirinin istemi halinde müşavirlik adına katılmak ve hukuki görüş bildirmek,
i-Kurum personeli hakkında düzenlenen ve Rektörlükçe görüş talebi ile havale olunan soruşturma dosya ve raporlarını Hukuk Müşavirinin istemi halinde incelemek,
j-Hukuk Müşavirliği internet sitesini güncel mevzuata göre büro çalışanlarına hazırlatmak,
k-Avukatlar herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılırken kendilerine verilmiş bulunan dava ve icra işleriyle diğer konulardaki dosya ve işleri, safahatı ve o günkü durumu açıkça belirten bir yazı ile Hukuk Müşavirine teslim ederler.
l- Avukatlar, Avukatlık Kanunun avukatlara tanıdığı hak, yetki ve sorumlulukları Yükseköğretim Kanunu ve Devlet Memurları Kanununun belirlemiş olduğu çerçevede kullanırlar.
m-Rektörlüğe bağlı birimlerde görevlendirilen avukatlara dava, icra takibi dosyası tevdii ya da istişare görüş işlemleri doğrudan Hukuk Müşaviri emri ile yazılı olarak yapılır.
n-Avukatlara yapılacak her türlü yazılı tevdii tebliğ tebellüğ ile gerçekleştirilir, avukatlara tevdi edilen dosya ve ilgili belgeler zimmet defterine imzaları karşılığı kendilerine teslim edilir, dosyanın kapanması veya avukatın görevden ayrılması halinde zimmet defterine gerekli kayıt düşülür.
o-Avukatlar bu yönerge ile kendilerine verilen görevlerin zamanında ve doğru olarak yapılmasından Hukuk Müşavirine karşı sorumludur.
p-Avukatlar, ön inceleme, soruşturma ve dava dosyaları konusunda gizliliğe titizlikle uymak ve üçüncü kişilere bilgi ve belge vermemek yükümlülüğündedir.
Büro Personelinin görev, yetki ve sorumlulukları
Madde 11-Büro personelinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:
a-Hukuk Müşavirliğine gelen her türlü evrak ve dosyaları teslim almak, kaydını yapmak, varsa evveliyatını tespit ederek Hukuk Müşavirine ve avukatlara iletmek,
b-Gelen ve giden evrakın kaydını yapmak, giden evrakların kaydını kapatarak ilgili yerlere gönderilmesini sağlamak,
c-Gelen ve giden evrak planına göre dosya tutmak,
d-Hukuk müşavirinin ve avukatların görev çerçevesinde emrettiği diğer işleri yapmak,
e-Hukuk müşaviri ve avukatların talimatı ile dava dosyalarını kontrol etmek, sonucunu bildirmek,
f-Hukuk müşaviri ve avukatların talimatı üzerine ara kararlarının gereğini yapmak, gerekli masrafları makbuz karşılığında yatırmak ve sonucundan bilgi vermek,
g-Kayıt, yazı ve sevk işlerini yapmak,
h-Tüm dava ve icra dosyalarının bilgisayar ortamında kaydını tutmak,
i-Önceki yıllara ait dosyaların incelenerek sonuçlanan dosyaların hem fihrist defterinden hem de bilgisayar ortamından bitmiş olarak düzenlemek, kapanan dosyaları arşivlemek,
j-Hukuki uyuşmazlık komisyonunun sekretarya hizmetlerini yürütmek,
k-Haftalık çalışma raporunu hazırlamak,
l-Hukuk müşaviri ve avukatlar tarafından verilen benzeri diğer görevleri yapmak.
m-Bilgisayar işletmenleri ve diğer memurlar kendilerine verilen görevlerin, zamanında ve doğru olarak yapılmasından, görev yönünden bağlı çalıştıkları avukatlara ve hukuk müşavirine karşı sorumludurlar.
n- Büro çalışanları, ön inceleme, soruşturma ve dava dosyaları konusunda gizliliğe titizlikle uymak ve üçüncü kişilere bilgi ve belge vermemek yükümlülüğündedir.
III. BÖLÜM
Çalışma Usul ve Esasları
Madde 12-Hukuk Müşavirliği çalışanları çalışmalarını bu yönerge ile belirlenen çalışma usul ve esaslarına, ayrıca hazırlanacak iş akış süreçlerine ilişkin düzenlemeye göre yaparlar.
Evrak Havalesi
Madde 13-Hukuk Müşavirliğine gelen evrak, büro personeli tarafından teslim alınır. Çalışma guruplarına göre tasnif edilerek Hukuk Müşavirine sunulur.
Havalesi yapılan evrak ve tevdii edilen dosyalar, EBYS’ye kaydedilerek ilgili avukatlara zimmet defterine imzaları karşılığı teslim edilir ve deftere kaydı yapılır.
Zorunluluk olmadıkça, bir dosyanın sonuçlandırılmasına kadar aynı avukat tarafından yürütülmesi asıldır.
Defter ve Klasörler
Madde 14-Hukuk Müşavirliğinde, dava esas defteri, icra esas defteri, gelen evrak kayıt defteri, giden evrak kayıt defteri, zimmet defteri tutulur. Defterlerde verilen numaralar her yılsonunda kapatılarak yeni yılın ilk iş gününde 1 numarası verilerek kayıtlara devam olunur.
Takip edilen her türlü dava, dava esas defterine kaydedilerek, geçirdiği safahat, gelen karar ve belgeler esas defterine işlenir.
Takip edilen her icra dosyası icra esas defterine kaydedilir. İcra dosyasının ilgili olduğu dava dosyasının mevcudiyeti halinde, dava esas defterindeki kaydına ve dava dosyasına ilgili açıklama yazılır.
Davalar ve icra dosyalarını kapsayan ayrı bilgisayar kayıtları tutulur ve geçirdiği safahat, gelen belge ve kararlar bilgisayar programına kayıt edilir.
Hukuki Görüşler bilgisayar ortamına kayıtları yapılarak ilgili klasörde muhafaza edilir.
Her türlü belge ilgisine göre kayıt edildikten sonra, ayrıma tabi tutularak genel, mali işler, iç denetim, dış yazışmalar, hukuki görüş, 659 sayılı Kanun Hükmünde Kararname uyarınca vazgeçme, Yönetim Kurulu Senato Toplantı Tutanakları, Haftalık Faaliyet raporu, Vekalet ücretleri, Stratejik Plan, Sivil Savunma, Sayıştay kararları, Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü bünyesinde bulunan icra takipleri, Kurum İçi düzenleyici işlem uygulamaları, dava açılması talepleri klasörlerine yerleştirilir.
Gerektiğinde yeni isimle klasör oluşturulabilir.
Bilgi Verme
Madde 15-Takip edilen dava ve icra takipleri sonuçlandığında, ait olduğu birime bilgi verilir. Kurum uygulamasına esas teşkil edecek olan kararların onaylı bir örneği ilgili birimlere gönderilir.
İlgili birimlerce ödeme yapılması halinde Hukuk Müşavirliğine ödeme belgesi gönderilir.
Konu hakkında ödeme birimlerine yazı yazılır. Ödeme belgesi ilgili dosyaya konularak dosya kapatılır.
Dava Açma ve Takip
Madde 16-
a-Hukuk Müşavirliğince Rektörlük adına dava veya takip açılması yazılı emre bağlıdır.
b-Adli ve idari yargı mercilerine müracaat ile davaların açılması ve ilamsız icra takiplerinin başlatılması, Hukuk Müşavirliğinin teklifi ve Rektörün onayı ya da birimlerin gerekçeli taleplerinin Rektörlükçe havalesi üzerine yapılır.
c-İdarece herhangi bir konuda dava açılması ve icra takibi yapılması istendiğinde, dava ve icra takibi ile ilgili her türlü bilgi ve belge eksiksiz olarak, davanın konusu ve değeri, gecikme zammı ve faiz talep edilecekse bunlar da hesaplanarak, açıkça belirtilmek suretiyle ilgili birimce Hukuk Müşavirliğine intikal ettirilir.
d-Hukuk Müşavirliğince maddi ve hukuki sebeplerle dava açılmasında kamu menfaati bulunmadığı yönünde görüş belirtilmesi halinde Rektörün talimatına göre işlem yapılır.
e-Davalar devam ederken dava konusunu etkileyen değişiklikler zaman geçirmeksizin Hukuk Müşavirliği’ne bildirilir.
f-Rektörün dava açma ve takip yetkisini yardımcılarına veya Hukuk Müşavirine devretmesi halinde dava açma ve takip yetkisi devralana aittir.
g-Rektörlüğe karşı açılan davaların ve icraların takibine müşavirlikçe doğrudan başlanır.
Mütalaa Talepleri
Madde 17- Hukuk Müşavirliğince Rektörlük Birimlerine aşağıda belirtilen esas ve usuller
dahilinde hukuki görüş bildirilir ve birimler bu esaslar uyarınca görüş isteyebilir;
a- Mütalaa talep eden birim, bu talebini mutlaka yazılı olarak EBYS üzerinden gerçekleştirir.
(Rektörün ivedi ve sözlü danışmanlık talepleri istisnasıdır.)
b- Görüş talep yazısında görüş ihtiyacını doğuran hukuki tereddütler, gerekçeli ve mevzuat
hükümleri zikredilerek belirtilir.
c- Görüşler; eğitim-öğretim, bütçe uygulamaları, teftiş, denetim, personel özlük hakları gibi
teknik konulardan ayırt edilerek sadece hukuki konulara hasredilerek talep edilebilir.
d- Menfaatler haleldar olmadan ve ihtilaf doğmadan önce birimlerce görüş istenmesi esastır.
e- Hukuk Müşavirliğince verilen görüşler, istişari nitelikte olup uygulayıcı birimi bağlayıcı
nitelikte değildir. Verilen görüş çerçevesinde değerlendirme yapma ve karar verme yetkisi
ilgili birime aittir.
Düzenleyici İşlemler, Sözleşme ve Protokoller.
Madde 18-Yönetmelik, Yönerge, tüzük çalışmalarında gerekli görüldüğü takdirde Hukuk Müşavirliğinin görüşü alınabilir. Sözleşme ve protokol hazırlama veya taslakları inceleme talepleri mutlaka yazılı olarak yapılır.
Belge ve Delillerin Temini
Madde 19-
a-Hukuk Müşavirliğinin talebi doğrultusunda görüş veya üniversite leh ve aleyhine açılan dava ve icra takip işlemlerine ilişkin olarak gerekli olan belgeler, işlem belgesi üzerinden imzalı ve EBYS üzerinden ilgili birimlerden doğrudan istenir.
b-Dava konusu işlemi tesis eden veya yargılamayla irtibatı bulunan birimler kendilerinden talep edilen sürede yazılı görüş ve dava konusu işlem belgelerin onaylı suretlerini üçer takım halinde Hukuk Müşavirliğine gönderirler.
c-Talep edilen belge ve görüşlerin süresinde gönderilmemesi, eksik gönderilmesi ya da süresinden sonra gönderilmesi nedeniyle davaya cevap verilememesinden veya yeterli savunma yapılamamasından kaynaklanan hak kayıplarından ve adli görev ihmalinden ilgili birim sorumludur. Konu hakkında birimlere yazı yazılır.
Kanun Yolları
Madde 20-Hukuk Müşavirliğine tebliğ edilen tamamen ya da bir kısmı aleyhe olan yargı kararları 659 sayılı Kanun Hükmünde Kararname uyarınca Rektörlük Makamından alınmış temyizden vazgeçme kararı ve yazılı emir bulunmadığı sürece temyiz edilir.
Her türlü davada karar düzeltme yoluna gidilmesinden vazgeçmeye dava konusunun içeriğine ve dosyanın durumuna göre 659 sayılı Kanun Hükmünde Kararname uyarınca ilgili avukatın gerekçeli teklifi üzerine Hukuk Müşaviri yetkilidir.
Uyuşmazlıkların Sulh Yoluyla Halli, Uzlaşma ve Vazgeçme
Madde 21- Takibinde Kurum için yarar görülmeyen dava ve icra takiplerinin açılmaması, henüz dava ve icra takibi haline gelmemiş olan uyuşmazlıkların uzlaşma yoluyla çözümlenmesi ve bunlara ait paraların terkini, kurum leh ve aleyhine açılmış dava ve icra takiplerinin uzlaşma yoluyla çözümü, mevzuata uygun şekilde sonuçlandırılır.
Rücuen Tazminat Davası
Madde 22 – Yapılan yargılama sonucunda kesinleşen ilama bağlı borçlara ilişkin ilgili birime bilgi verilir. İlgili birim, bu ödeme nedeniyle kamu zararına yol açıldığı görüşündeyse gerekçesiyle birlikte sorumlular aleyhine rücu davası açılması talebini konuya ilişkin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının da görüşüyle beraber Hukuk Müşavirliğine iletir.
Davalara Sunulacak Dilekçeler ve Belgeler:
Madde 23-Davalara verilecek dilekçe ve belgeler Hukuk Müşavirinin görüşüne sunulduktan sonra görevli memur tarafından Mahkeme dosyasına verilir.
Avans
Madde 24- Davalar ve icra takipleri ile diğer resmi mercilerde yürütülecek işlerin gerektirdiği masraflar, avans alınmak suretiyle yapılır.
Tebliğ
Madde 25-Bu yönergeye göre ayrıca hazırlanacak iş akış süreçlerine ilişkin düzenleme, tüm çalışanlara yazılı olarak tebliğ edilir.
Yürürlük
Madde 26-Bu yönerge Üniversite senatosunca onaylandığı tarihte yürürlüğe girer
Yürütme
Madde 27-Bu Yönerge hükümlerini Gaziantep Üniversitesi Rektörü yürütür.